Il diritto di accesso deve essere garantito in tempi certi, al massimo entro un mese dalla richiesta. A vigilare sul rispetto della scadenza c’è, anche per i professionisti, il Garante della privacy.
Ed è proprio il Garante per la protezione dei dati personali con il provvedimento 17 dello scorso 27 gennaio che ha ammonito un avvocato che aveva risposto dopo quasi due mesi a una richiesta di accesso agli atti pervenuta a mezzo raccomandata da un cliente.
Per il Garante il regolamento Ue 679/2016 (Gdpr) è chiaro nel fissare tempi certi di risposta a fronte dell’istanza del soggetto interessato.
Il diritto di ricevere copia dei propri dati personali è oggi disciplinato dall’articolo 15 del Gdpr, oltre che dai codici deontologici dei professionisti. Per gli avvocati, l’obbligo si estende a tutta la documentazione giudiziale e stragiudiziale, ad eccezione della corrispondenza riservata tra colleghi.
La richiesta di accesso ai dati prevede anche particolari doveri di verifica da parte del professionista, il quale deve garantire elevati standard di sicurezza.
La questione è particolarmente complessa quando il cliente invia la richiesta informalmente, ad esempio tramite una mail ordinaria non direttamente riconducibile a lui. Il Consiglio dell’Ordine degli avvocati di Firenze, con il parere del 30 dicembre 2019, ha ritenuto che l’avvocato possa consegnare copia dei dati al cliente con ogni mezzo «purché sia assicurata la loro ricezione da parte del cliente». Una mail semplice può non bastare se ad esempio non vi è la certezza che quell’account sia riferibile al cliente.
I professionisti per essere in linea con le disposizioni del Gdpr dovranno adottare elevate misure di sicurezza tecnologica oltre che a sottoporre ai clienti una specifica informativa e acquisire un autonomo consenso all’invio degli atti a mezzo e-mail.
Per quanto concerne, invece, l’aspetto economico, l’articolo 33 del codice deontologico forense impedisce all’avvocato di subordinare la richiesta di accesso agli atti al pagamento della notula.
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Dott.ssa Margherita Susanna
