Il limite decennale previsto dalla normativa civilistica non trova applicazione nella disciplina degli obblighi di conservazione degli atti della Pa. Su queste basi il Consiglio di giustizia amministrativa siciliano con la sentenza n. 481/2022 ha ritenuto legittima una richiesta di accesso agli atti anche per la parte relativa a documenti più vecchi di 10 anni. Capovolgendo la sentenza in primo grado del Tar che applicando la disciplina del codice civile aveva accolto solo parzialmente la richiesta, il Consiglio di giustizia amministrativa siciliano ha evidenziato che in realtà la disciplina sulla conservazione degli atti della Pa ha carattere speciale. Da tale disciplina emerge che la conservazione degli atti pubblici è intimamente connessa ai principi costituzionali di trasparenza e buona amministrazione.
L'obbligo di conservazione dei documenti è inteso a salvaguardare il diritto d'accesso da parte degli interessati, ma anche la ricerca per finalità storiche, culturali e scientifiche. La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione. Nell'ambito di ognuna delle suddette fasi si svolgono una serie di attività che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità alle quali corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte. Nella fase di formazione devono essere perseguiti obiettivi di qualità, efficienza, razionalità, sistematicità, accessibilità e coerenza, tenendo conto delle esigenze e dei bisogni pratici del lavoro quotidiano.
Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta quindi la migliore garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa e giuridica, tipici della gestione degli archivi pubblici. Lo Stato, le Regioni e gli altri Enti territoriali devono garantire la conservazione di tale patrimonio favorendone pubblica fruizione. Deriva che gli enti hanno l'obbligo di conservare i propri archivi nella loro organicità e di ordinarli. I documenti informatici, in particolare, vanno conservati nel rispetto delle più attuali regole tecniche. In tema di atti pubblici, pertanto, non solo non trova applicazione la disciplina civilistica ma sussiste specifico obbligo dell'amministrazione di conservare la documentazione anche attraverso gli strumenti tecnologici.
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Dott.ssa Margherita Susanna
